Das EKW Meldesystem steht Mitarbeitenden, Leiharbeitnehmenden, Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Dienstleister) oder sonstigen Dritten zur Verfügung, die auf mögliche Missstände hinweisen möchte, die durch das wirtschaftliche Handeln der Organisation oder entlang der Lieferkette im In- und Ausland entstanden sein könnten.

Das EKW Meldesystem ermöglicht es dem genannten Personenkreis, auf (potenzielle) Verstöße gegen geltendes Recht, gegen den Verhaltenskodex der EKW Gruppe sowie den Verhaltenskodex für Liefertanten der EKW Gruppe hinzuweisen.

Insbesondere zu folgenden Schwerpunkten können Hinweise abgegeben werden:

• Wettbewerbswidriges Verhalten / Insiderhandel
• Korruption und Bestechung
• Diskriminierung und Belästigung / Mobbing
• Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen
• Verletzung von Vorschriften zu Umweltschutz / Verletzung von Vorschriften zu Arbeitsschutz
• Verletzungen gegen die Menschenrechte
• Betrug / Untreue / Täuschung / Diebstahl
• Verstöße gegen den Verhaltenskodex der EKW Gruppe / gegen den Verhaltenskodex für Lieferanten

Idealerweise sollte ein mögliches Fehlverhalten im direkten Dialog besprochen werden, damit ein möglicher Verstoß schnellstmöglich und angemessen untersucht und behoben werden kann. Hinweisgeber können sich dazu mit ihrem Anliegen stets direkt an ihren Vorgesetzten bzw. Ansprechpartner im Unternehmen wenden:

Geschäftsführer, Abteilungsleiter, bekannte Geschäftskontakte bei der EKW, den lokalen Betriebsrat oder an den Compliance Officer der EKW.

Eine Meldung kann grundsätzlich im Rahmen eines persönlichen Gesprächs, per E-Mail, per Brief oder elektronisch und auf Wunsch anonym über das EKW Meldesystem abgegeben werden.

Hinweise können wahlweise auch anonym abgegeben werden.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass alle, bei der Sachverhaltsaufklärung beteiligten Personen, darauf sensibilisiert sind, zu keinem Zeitpunkt nach Ihrer Identität zu fragen oder einen Rückschluss auf diese zu ziehen. Informationen über die Identität dürfen an die zuständigen Stellen weitergegeben werden, wenn dies aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung oder einer gerichtlichen oder behördlichen Anordnung erforderlich ist oder wenn ein hinreichender Verdacht auf eine Straftat besteht.

Um eine schnelle und angemessene Bearbeitung des Hinweises zu gewährleisten, ist es wichtig, dass der Hinweis alle relevanten Informationen enthält und so genau wie möglich beschrieben wird.

Dabei können z.B. die folgenden Angaben hilfreich sein, die wir auch in unserem Standardformular im Meldesystem abfragen:

• Wo hat sich der Vorfall ereignet? (In welchem Land, an welchem Produktionsstandort, bei welcher Gesellschaft, bei welchem Zulieferer ist das Problem aufgetreten?
• Worauf bezieht sich Ihr Verdacht? Was hat sich konkret ereignet? (Art des Problems, betroffene Regeln oder Gesetze, besteht unmittelbare Gefahr für Leib oder Leben?)
• Wie ist Ihre Beziehung zum Unternehmen?
• Wer war involviert und wer ist betroffen? / Haben weitere Personen Kenntnis von dem Vorfall?
• Wann hat sich der Vorfall erstmalig ereignet? / Dauert der Vorfall noch an?

Der Compliance Officer der EKW ist für die Bearbeitung der Meldungen verantwortlich und kann, sofern erforderlich, die Bearbeitung in Abstimmung mit Fachabteilungen durchführen.

Die mit der Durchführung des Hinweisgebersystems betrauten Personen handeln unparteiisch, sind nicht an fachliche Weisung gebunden, sind unabhängig und zur Verschwiegenheit verpflichtet. Außerdem stellt EKW sicher, dass die mit der Durchführung des Hinweisgeberverfahrens betrauten Personen fachkundig, d.h. angemessen geschult sind.

Hinweisgebern entstehen keine Nachteile. Das gilt soweit der Hinweisgeber nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig wahrheitswidrige oder falsche Angaben macht. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass unser Hinweisgebersystem nicht dafür missbraucht werden darf, andere zu diffamieren oder falsche Behauptungen aufzustellen. Bei nachweislich vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Weitergabe von falschen Informationen (z.B. vorsätzlich falsche Verdächtigung, falsche Behauptungen) behält sich EKW eine Prüfung disziplinarischer und/oder zivil- oder strafrechtlicher Maßnahmen vor.

Alle eingegangenen Hinweise werden sorgfältig geprüft und bearbeitet. In der Regel erfolgt die

Bearbeitung in den folgenden Schritten:

• Der Hinweisgeber erhält unmittelbar im Anschluss an seine Meldung eine Eingangsbestätigung. Dies gilt soweit entsprechende Kontaktdaten vorliegen oder der Hinweisgeber eine Meldung über das Meldesystem abgegeben hat.
• Nach einer Erstprüfung wird ggf. eine Sachverhaltsaufklärung durchgeführt. Diese kann eine
• Kontaktaufnahme zum Hinweisgeber und/oder den Fachabteilungen erfordern und falls
• Wird bei der Erörterung des Sachverhalts festgestellt, dass der Hinweis begründet ist, ergreift EKW angemessene Folgemaßnahmen.
• Bei Unbegründetheit des Hinweises stellt die EKW das Verfahren ein.
• Der Hinweisgeber erhält und soweit möglich spätestens innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung eine Information über das Ergebnis der Untersuchung sowie ggfs. über eingeleitete Folgemaßnahmen.
• Eine Unterrichtung erfolgt nur, wenn dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt oder die Rechte der Personen, die Gegenstand eines Hinweises sind, nicht beeinträchtigt werden.

Die Aufbewahrung der Dokumentation bzw. der gespeicherten Daten richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen.